ПОЛОЖЕННЯ про архівний відділ Сарненської районної державної адміністрації

2. Відділ підпорядкований голові районної державної адміністрації, а також   підзвітний і підконтрольний  Державному архіву Рівненської області, а в частині державної служби – керівнику апарату районної державної адміністрації.

3. Відділ   у   своїй   діяльності   керується   Конституцією та законами України,  актами Президента  України, Кабінету     Міністрів     України,    наказами Міністерства юстиції України, Укрдержархіву, розпорядженнями   голів обласної   та   районної  державних адміністрацій, рішеннями районної ради, наказами директора  Державного архіву  Рівненської області, а також положенням про відділ.

4. Відділ не має статусу юридичної особи публічного права.

 

5. Основними  завданнями відділу є:

 

              забезпечення реалізації  державної  політики  у  сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території району;

              координація діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами або юридичними особами приватного права (приватні архіви), у питаннях архівної справи і діловодства;

              внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться;

              здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

 

6. Відділ відповідно до визначених галузевих повноважень виконує такі завдання:

1) організовує виконання Конституції і законів України, актів Президента  України, Кабінету Міністрів України, наказів Укрдержархіву, розпоряджень  голів обласної та районної державних адміністрацій, наказів директора Державного архіву області, рішень районної ради та здійснення контролю за їх реалізацією;

2) забезпечує у межах своїх повноважень захист прав і законних інтересів фізичних і юридичних осіб;

3) здійснює державний контроль за дотриманням підприємствами, установами та організаціями правил, норм, стандартів у межах визначених повноважень;

4) бере участь у підготовці пропозицій до проектів програм соціально-економічного та культурного розвитку Сарненського району;

5) забезпечує ефективне і цільове використання відповідних бюджетних коштів;

6) розробляє проєкти розпоряджень голови районної державної адміністрації, у визначених законом випадках - проєкти нормативно-правових актів з питань реалізації галузевих повноважень;

7) бере участь у розробленні проєктів розпоряджень голови районної державної адміністрації, проєктів нормативно-правових актів, головними розробниками яких є інші структурні підрозділи;

 8) готує самостійно або разом з іншими структурними підрозділами інформаційні та аналітичні матеріали для подання голові районної державної адміністрації;

  9) забезпечує здійснення заходів щодо запобігання та протидії корупції;

10) розглядає в установленому законодавством порядку звернення громадян;

11) опрацьовує запити і звернення народних депутатів України та депутатів усіх рівнів;

12) забезпечує доступ до публічної інформації, розпорядником якої він є;

13) постійно інформує населення про стан здійснення визначених законом повноважень;

14) контролює органи місцевого самоврядування та надає методичну допомогу з питань здійснення наданих їм законом повноважень органів виконавчої влади;

15) здійснює повноваження, делеговані органами місцевого самоврядування;

16) організовує роботу з укомплектування, зберігання, обліку та використання архівних документів;

 17) бере участь у вирішенні відповідно до законодавства колективних трудових спорів (конфліктів);

 18) забезпечує захист персональних даних;

 19) здійснює передбачені законом галузеві повноваження;

           20) складає і за погодженням з державним архівом області  подає для затвердження в установленому порядку проєкти державних цільових програм, затверджує плани розвитку архівної справи в районі, забезпечує їх виконання;

          21) забезпечує зберігання, облік і охорону:

                документів Національного архівного фонду з різними носіями інформації, переданих відділу на зберігання органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими спілками, які діють (діяли) на території району;

               документів особового походження;

               друкованих, ілюстрованих та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;

               облікових документів і довідкового апарату до них;

             22) організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

             23) проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території району, незалежно від форми власності та підпорядкування;

             24) інформує державний архів області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;

             25) веде облік юридичних осіб та фізичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу райдержадміністрації, на підставі затверджених списків;

             26) подає  на затвердження державному архіву області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування відділу;

             27) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств,  установ та організацій  незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів;

             28) надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності архівної установи для централізованого тимчасового зберігання документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території району, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудового архіву);

             29) веде зведений облік архівних документів, що зберігають державні органи, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації району, подає належні відомості про ці документи державному архіву області;

             30) надає на договірних засадах  послуги підприємствам,  установам та організаціям  з науково-технічного опрацювання (упорядкування) документів та використання відомостей, що містяться в них, розробляє методичні посібники з архівної справи та діловодства;

             31) передає державному архіву області у визначені ним строки документи та довідковий апарат до них для постійного зберігання;

             32) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду;

             33) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівному відділі, у фізичних і юридичних осіб, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу;

             34) організовує страхування документів Національного архівного фонду, які надаються у користування поза архівним відділом, у порядку, встановленому законодавством;

             35) надає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, забезпечує у разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про особу на вимогу фізичних осіб долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу;

             36) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;

   37) здійснює інші передбачені законом повноваження.

 

7. Відділ для здійснення повноважень та виконання завдань, що визначені, має право:

1) одержувати в установленому законодавством порядку від інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, організацій установ незалежно від форм власності та їх посадових осіб інформацію, документи і матеріали , необхідні для виконання покладених на нього завдань;

2) залучати до виконання окремих робіт, участі у вивченні окремих питань спеціалістів, фахівців інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками), представників громадських об’єднань (за згодою);

3) вносити в установленому порядку пропозиції щодо удосконалення роботи районної державної адміністрації у галузі архівної справи;

4) користуватися в установленому порядку інформаційними базами органів виконавчої влади, системами зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку і комунікацій, мережами спеціального зв’язку та іншими технічними засобами;

5) скликати в установленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до їх компетенції;

          6) вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;

            7) отримувати в установленому порядку документи юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;

            8) проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;

            9) звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи;

           10)порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;

           11)порушувати  в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі;  

           12) установлювати ціни на роботи і послуги,   що виконуються архівним відділом ;

           13) відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються;

 

8. Відділ в установленому законодавством порядку та у межах повноважень взаємодіє з іншими структурними підрозділами, апаратом районної державної адміністрації,  органами  місцевого самоврядування, територіальними органами міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, а також з підприємствами, установами та організаціями з метою створення умов для провадження послідовної та узгодженої діяльності щодо строків, періодичності одержання і передачі інформації, необхідної для належного виконання покладених на нього  завдань та здійснення запланованих заходів.

 

9. Відділ очолює  начальник,  який  призначається  на  посаду  і звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу.

 

10. Начальник відділу:

 

1) здійснює керівництво відділом, несе персональну відповідальність за організацію та результати його діяльності, сприяє створенню належних умов праці у відділі;  

 

2) подає на затвердження голові районної державної адміністрації положення про відділ;

3) подає на затвердження керівнику апарату районної державної адміністрації посадові інструкції працівників відділу та розподіляє обов’язки між ними;

4) планує роботу відділу, вносить пропозиції щодо формування планів роботи районної державної адміністрації;

5)звітує перед головою районної державної адміністрації про виконання покладених на відділ завдань та затверджених планів роботи;

6) може входити до складу колегії районної державної адміністрації;

7) вносить пропозиції щодо розгляду на засіданнях колегії питань, що належать до компетенції відділу, та розробляє проекти відповідних рішень;

8) може брати участь у засіданнях органів місцевого самоврядування;

9)представляє інтереси відділу у взаємовідносинах з іншими структурними підрозділами районної державної адміністрації, з управліннями Рівненської обласної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями – за дорученням керівництва районної державної адміністрації;

10) видає у межах своїх повноважень накази, організовує контроль за їх виконанням.

     

Накази нормативно-правового характеру, які зачіпають права, свободи і законні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають державній реєстрації в Західному міжрегіональному управлінні Міністерства юстиції;

 

11) подає керівнику апарату районної державної адміністрації пропозиції щодо призначення на посаду та звільнення з посади у порядку, передбаченому законодавством про державну службу, державних службовців відділу;

12) забезпечує здійснення заходів щодо запобігання і протидії корупції;

13) проводить особистий прийом громадян з питань, що належать до повноважень відділу;

14) забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього трудового розпорядку та виконавської дисципліни;

   15) для проведення експертизи цінності документів відділ утворює експертну комісію відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 08 серпня 2007 року № 1004 «Про проведення експертизи цінності документів»;

    Положення експертної комісії та її склад затверджує начальник відділу відповідно до Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної державної адміністрації, затвердженого наказом Міністерства юстиції України 19 червня 2013 року № 1226/5 «Про затвердження Типового положення про експертну комісію архівного відділу районної, районної у мм. Києві і Севастополі державної адміністрації, міської ради».

              16) здійснює інші повноваження, визначені законом.

       

11. Накази керівника відділу, що суперечать Конституції та законам України, актам Президента України, Кабінету міністрів України, наказам Укрдержархіву, наказам директора державного архіву області, можуть бути скасовані головою районної державної адміністрації, директором державного архіву області.

12. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників відділу визначає голова районної державної адміністрації у межах відповідних бюджетних призначень.

 

13. Штатний розпис та кошторис відділу затверджує голова районної державної адміністрації за пропозиціями керівника відділу відповідно до Порядку складання, розгляду, затвердження та основних вимог до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 28 лютого 2002 р. № 228 (Офіційний вісник України, 2002 р., №9, ст. 414.)

               

14. У зв’язку з виконанням функцій архівного відділу районної державної адміністрації у ліквідованих районах, що увійшли до меж Сарненського району, відповідно до постанови Верховної Ради України від     17 липня 2020 року № 807-ІХ «Про утворення і ліквідацію районів», в архівному відділі Сарненської районної державної адміністрації створюються віддалені робочі місця головного спеціаліста у ліквідованих районах. Головний спеціаліст, що знаходиться на віддаленому робочому місці має право в межах делегованих йому начальником архівного відділу Сарненської районної державної адміністрації  повноважень засвідчувати архівні довідки, архівні копії та витяги з архівних документів, що зберігаються в реорганізованому архівному  відділі (ліквідованого району).

15.  Відділ має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки.

 

 

 

 

 

Заступник голови райдержадміністрації                               Любов МАЦИГОН