ПОЛОЖЕННЯ про загальний відділ апарату Сарненської районної державної адміністрації

1.1. Загальний відділ апарату Сарненської районної державної адміністрації (далі – відділ) є структурним підрозділом апарату районної державної адміністрації, який утворюється головою райдержадміністрації з метою забезпечення єдиної системи діловодства в апараті райдержадміністрації, належного розгляду звернень громадян, що надходять до райдержадміністрації, надання методичної допомоги з питань ведення діловодства в структурних підрозділах райдержадміністрації, організації особистого прийому громадян головою районної державної адміністрації та з метою здійснення контролю  за виконанням актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень, доручень голів облдержадміністрації і райдержадміністрації та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад.

У своїй діяльності з питань здійснення контролю відділ безпосередньо підпорядковується голові райдержадміністрації, з інших питань – керівнику апарату районної державної адміністрації.

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпорядженнями голів обласної державної адміністрації та районної державної адміністрації, Інструкціями: з діловодства, з діловодства за зверненнями громадян, Інструкцією  про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію в апараті Сарненської райдержадміністрації, а також цим Положенням.

1.3. Діяльність загального відділу здійснюється на основі поточних, перспективних, оперативних планів роботи, що затверджуються керівником апарату районної державної  адміністрації.

2. Основні завдання та функції відділу

Забезпечення використання єдиної системи діловодства в апараті райдержадміністрації;

надання методичної допомоги в організації роботи щодо ведення діловодства структурним підрозділам апарату райдержадміністрації;

організаційне забезпечення виконання Закону України «Про звернення громадян»;

організаційне забезпечення виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації»;

здійснення контролю за виконанням структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади в частині здійснення ними повноважень районної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування  в частині здійснення ними делегованих повноважень  органів виконавчої влади (далі - територіальні органи центральних органів виконавчої влади та органи місцевого самоврядування) актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів міністерств, інших центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голів облдержадміністрації та райдержадміністрації  (далі – документи)  та  за станом  роботи  з  реагування  на  запити і  звернення народних депутатів України, депутатів місцевих рад, а також аналіз причин порушення строків виконання  документів і внесення пропозицій щодо їх усунення;

інформування голови районної державної адміністрації про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад структурними підрозділами райдержадміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади та органами місцевого самоврядування;

  підготовка проектів розпоряджень і доручень голови райдержадміністрації;

підготовка інформаційно-аналітичних, довідкових та інших матеріалів з питань виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

підготовка інформаційно-аналітичних, довідкових та інших матеріалів з питань виконання Закону України «Про звернення громадян»;

підготовка інформаційно-аналітичних, довідкових та інших матеріалів з питань організації ведення діловодства в апараті райдержадміністрації.

здійснює ведення діловодства в апараті районної державної адміністрації;

приймає, реєструє і подає за призначенням вхідну кореспонденцію, а також внутрішню документацію апарату районної державної адміністрації; реєструє і відправляє вихідну кореспонденцію,  забезпечує автоматизовану реєстрацію документів у системі електронного документообігу «Megapolis.Документообіг»;

веде облік, зберігання та використання документів з грифом "Для службового користування" відповідно до вимог Інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення  документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службовуінформацію в апараті Сарненської районної державної адміністрації;

здійснює коригування проектів, реєстрацію розпоряджень голови районної державної адміністрації, забезпечує своєчасне доведення їх до відповідних структурних підрозділів районної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, службових осіб; у необхідних випадках видає копії, витяги й довідки з виданих розпоряджень, інших документів;

складає зведену номенклатуру справ апарату районної державної адміністрації, забезпечує контроль за правильністю формування, оформлення і зберігання справ, що підлягають здачі в архівний відділ райдержадміністрації;

організовує роботу архіву апарату районної державної адміністрації відповідно до Закону України "Про державний архів України";

бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ райдержадміністрації;

за дорученням голови райдержадміністрації, керівника апарату райдержадміністрації перевіряє у структурних підрозділах апарату районної державної адміністрації стан організації діловодства та надає їм необхідну методичну допомогу в удосконаленні форм і методів роботи з документами;

забезпечує культуру діловодства, впровадження наукової організації праці, сучасних технічних засобів ведення діловодства в апараті районної державної адміністрації:

здійснює контроль за правильністю користування документами в апараті районної державної адміністрації, готує довідки, звіти, інформації з питань діловодства;  

здійснює реєстрацію письмових звернень, що надійшли до райдержадміністрації, на Урядову гарячу лінію, гарячу лінію Рівненської обласної державної адміністрації;

здійснює контроль  за своєчасним розглядом письмових звернень громадян, звернень, що надійшли на Урядову гарячу лінію, гарячу лінію Рівненської обласної державної адміністрації та направляються на розгляд  працівникам апарату, управлінням і відділам  райдержадміністрації, органам місцевого самоврядування, підприємствам, установам та організаціям;   

готує проекти  розпоряджень голови райдержадміністрації, інформаційно-аналітичні матеріали про стан роботи із зверненнями громадян;

забезпечує доступ до публічної інформації, що знаходиться у володінні апарату райдержадміністрації, реєструє письмові запити на отримання публічної інформації, готує інформаційні матеріали з означеного питання;

виконує функції по забезпеченню та обслуговуванню роботи голови районної державної адміністрації;

веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена відповідними документами, та роботи з реагування  на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, контроль за  якими покладено на відділ;

контролює виконання документів структурними підрозділами районної державної адміністрації, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування  та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад ;

забезпечує контроль за  своєчасним надходженням інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів  центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування про стан виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад ;

готує інформаційно-аналітичні матеріали для голови районної державної адміністрації, його заступників щодо  виконання  документів та реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад;

розробляє і вносить в установленому порядку пропозиції з питань удосконалення організації здійснення контролю за станом виконавської дисципліни;

проводить випереджувальний моніторинг термінів виконання документів та реагування  на запити  і звернення  народних  депутатів України, депутатів місцевих рад  та своєчасно інформує голову райдержадміністрації, його заступників, відповідно до розподілу функціональних повноважень про стан виконання документів;

вносить пропозиції щодо  розгляду на засіданнях  колегії районної державної адміністрації питань про стан виконання документів в структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади, органах місцевого самоврядування;

здійснює інші повноваження за дорученням голови райдержадміністрації та керівника апарату райдержадміністрації;

забезпечує здійснення заходів шодо запобігання і протидії корупції.

2.3. Загальний відділ взаємодіє з цих питань з відповідно визначеними працівниками у відділах, управліннях, інших службах районної державної адміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади, органах місцевого самоврядування. 

3.1 одержувати від управлінь, відділів, секторів та інших служб районної державної адміністрації, організацій  і установ, органів місцевого самоврядування інформації, довідки з питань, що належать до компетенції відділу;

3.2 залучати в установленому порядку  спеціалістів інших структурних підрозділів районної державної адміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, працівників установ, підприємств та організацій /за їх згодою/ для проведення перевірок та вжиття необхідних заходів щодо оперативного усунення виявлених недоліків у виконанні  документів та роботі з реагування на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад ;

3.3 одержувати від структурних підрозділів райдержадміністрації, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок;

3.4 проводити в структурних підрозділах районної державної адміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади і  органах місцевого самоврядування  перевірки  виконання документів та роботи з реагування на запити і звернення народних депутатів  України та депутатів місцевих рад;

3.5 перевіряти встановлення в апараті райдержадміністрації єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами, стан роботи з ведення діловодства у структурних підрозділах райдержадміністрації, здійснювати методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами у структурних підрозділах апарату райдержадміністрації;

3.6 здійснювати контроль за дотриманням законодавства про звернення громадян у структурних підрозділах райдержадміністрації, підпорядкованих райдержадміністрації підприємствах, установах та організаціях;

3.7 вносити в установленому порядку відповідні пропозиції і перевіряти повноту усунення порушень та недоліків, виявлених попередніми перевірками з питань, що належать до його компетенції;

3.8 за згодою заступників голови райдержадміністрації, керівника апарату райдержадміністрації  відповідно до розподілу функціональних повноважень повертати відділам і управлінням районної державної адміністрації, територіальним органам міністерств та інших центральних органів виконавчої влади проекти розпоряджень голови райдержадміністрації та інші документи, подані з порушенням вимог Інструкції з діловодства та Регламенту районної державної адміністрації;

3.9 вносити пропозиції щодо зняття з контролю чи продовження строків виконання документів та реагування на запити і звернення народних  депутатів України та депутатів місцевих рад;

3.10 вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників та інших посадових осіб структурних підрозділів райдержадміністрації;

3.11  брати   участь   у   засіданнях   колегій,   виконкомів,   нарадах,   що

проводяться в інших структурних підрозділах райдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади та в органах місцевого самоврядування.

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади керівником апарату районної державної адміністрації згідно із законодавством про державну службу.

4.2. На посаду начальника загального відділу призначається особа, яка відповідає вимогам, встановленим Законом України “Про державну службу”.

У разі відсутності начальника відділу його обов’язки виконує заступник начальника відділу або головний спеціаліст відділу за окремим наказом керівника апарату райдержадміністрації.

здійснює керівництво діяльністю загального відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань;

планує роботу відділу та контролює виконання планів роботи;

розподіляє обов’язки і визначає повноваження працівників відділу ;

організовує разом з сектором управління персоналом апарату райдержадміністрації роботу з добору та розстановці кадрів відділу, підвищення їх кваліфікації;

 вносить в установленому порядку подання про присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників відділу та накладання дисциплінарних стягнень;

 забезпечує додержання працівниками відділу правил внутрішнього службового розпорядку;

бере  участь  в  засіданнях,  нарадах, колегіях  що  проводяться  в райдержадміністрації з питань, що належать до компетенції відділу;

забезпечує в межах своєї компетенції збереження у відділі державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства;

виконує інші обов’язки, покладені на нього головою райдержадміністрації.

4.4. На посади працівників відділу призначаються особи, які відповідають вимогам, встановлених Законом України “Про державну службу”. Працівники відділу призначаються та звільняються з посади керівником апарату райдержадміністрації згідно із законодавством про державну службу. Працівники відділу здійснюють свої функції на підставі посадових інструкцій, затверджених керівником апарату райдержадміністрації та погоджених начальником відділу.

4.5. Відділ забезпечується комп'ютерною технікою, зв'язком, оргтехнікою, канцелярськими товарами, транспортними засобами та іншим майном, необхідним для виконання покладених на відділ завдань.

Керівник апарату райдержадміністрації                                 Тамара ПУПКО